台灣物理學會協辦、聯合主辦學術研討會辦法

98年4月20日常務理事會通過
98年6月6日理監事會通過
106年1月17日常務理事會通過
106年1月17日理監事會通過
106年6月3日常務理事會通過
106年6月3日理監事會通過
107年6月16日常務理事會議通過
107年6月16日理監事會議通過

 
1.   台灣物理學會(以下簡稱本會)為協辦或聯合主辦學術相關研討會,特訂定本要點。
2.   主辦單位要求本會協辦或聯合主辦相關學術研討會,需將計畫書提經常務理事會議通過後,向理監事會議報備。
3.   主辦單位應主動邀請至少1名本會學術處代表或理監事擔任研討會籌備小組成員。
4.   本會依下列原則收取相關費用:
(1) 研討會各項收入包括廠商贊助參展費、註冊費、協辦/合辦單位贊助款、各機構補助款及與會議相關之收入,得由本會協助收款及核銷單據。惟總收入低於200萬部分,需提撥經由本會核銷經費的10%作為本會管理費;超過200萬部分,則提撥2%作為管理費。
(2) 收款過程若需本會提供第三方支付平台、刷卡機等,該部分金流處理衍生之服務費用需由主辦單位自行負擔。
(3) 收款過程若需使用本會線上金流系統、承租刷卡機,主辦單位需全額負擔相關衍生費用。
(4) 主辦單位需負擔收款過程所衍生之相關稅務支出。
(5) 需本會以聯合主辦名義協助申請來台之外籍人士申請相關文件,須由主辦單位備妥相關文件,經本會審核通過後送件。申請過程若需要本會提供相關文件,得由主辦單位向本會提出申請,經本會核准同意後,始得使用。
本會得視人力需求及工作量,決定是否提供協助,一經協助得收取行政處理費。行政處理費於雙方合作契約中明訂之,以由本會協助核銷經費之1-5%為原則。
(6) 其他未定之事項,本會得視人力及工作量決定是否協助。一經協助得收取行政處理費,於雙方合作契約中明訂之,並經常務理事會議通過後,於理監事會議核備。
5. 主辦單位於前點第一款之收入進帳後,得於會議前申請於可支用範圍內之預付款,惟需於會議結束後提供對等單據核銷之。若為個人薪資,得以領據方式核銷(註記身分證號、戶籍地址等),惟需由主辦單位負擔所衍生之所得稅、二代健保費雇主負擔及自付額等相關費用。
6. 各項由本會代為核銷之單據,應詳列活動項目內容,以符相關法令。
7. 所有單據需於研討會結束後3個月內,並於當年度內結報完畢。

8. 本要點經理監事會議通過後實施,修正時亦同。